Вакансия: Секретарь-специалист по базе данных

Подробное резюме на русском и английском языках необходимо отправить по электронной почте на адрес office@dpi.kg не позднее 15.00 ч. 17 февраля 2020 года с пометкой VAP-С.

Институт политики развития 
объявляет конкурс на замещение вакансии

СЕКРЕТАРЯ-СПЕЦИАЛИСТА ПО БАЗЕ ДАННЫХ

проекта «Голос граждан и подотчетность органов местного самоуправления:
бюджетный процесс», финансируемого Правительством Швейцарии
через Швейцарское Управление по Развитию и Сотрудничеству (SDC)

Квалификационные требования:

  • среднее или высшее образование;
  • знание организации и правил ведения делопроизводства и архивного дела, методы оформления и обработки документов;
  • умение работать на компьютере (пакет MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook Express), пользоваться приемно-переговорными устройствами, вычислительной и иной офисной техникой;
  • умение работать самостоятельно и в команде с другими сотрудниками;
  • владение кыргызским и русским языками. Владение английским языком будет являться преимуществом.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-СПЕЦИАЛИСТА ПО БАЗЕ ДАННЫХ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-специалист по базе данных (далее – секретарь) Проекта “Голос граждан и подотчетность органов МСУ: бюджетный процесс”, финансируемого Правительством Швейцарии (далее – Проект) относится к категории технических исполнителей Проекта, принимается и увольняется на работу приказом председателя Правления общественного объединения «Институт политики развития» (далее – Институт) либо руководителя Проекта.

1.2. На должность секретаря Проекта назначается лицо, имеющее высшее либо средне-специальное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь Проекта непосредственно подчиняется руководителю Проекта.

1.4. В своей деятельности секретарь Проекта руководствуется: законодательством КР; уставом Института; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями председателя правления Института, руководителя Проекта; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь Проекта должен знать:

  • распоряжения, приказы и другие руководящие документы, касающиеся деятельности Института/Проекта;
  • структуру и руководящий состав Института/Проекта;
  • организацию и правила ведения делопроизводства, методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами, эксплуатации вычислительной и иной офисной техники;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем и ведения базы данных;
  • основы этики и эстетики, правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря Проекта его обязанности выполняет иное лицо, назначаемое в установленном порядке, которое несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ

Секретарь Проекта обязан:

2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности Проекта, оказывать содействие/участвовать в проведении мероприятий в рамках реализации Проекта.

2.2. Принимать поступающую в адрес Проекта корреспонденцию, передавать ее руководству Проекта.

2.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной и иной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя Проекта.

2.5. Готовить документы и материалы, необходимые для деятельности Проекта.

2.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю Проекта на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

2.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя Проекта, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя Проекта составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

2.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем Проекта (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками Института изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Проекта, взятых на контроль.

2.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку, базу данных Проекта.

2.12. Участвовать в сборе и обработке данных в рамках проводимых исследований, опросов (рассылка анкет, интервьюирование, ввод данных).

2.13. Обеспечивать рабочее место руководителя Проекта необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

2.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

2.16. Копировать документы на копировальной машине.

3. ПРАВА СЕКРЕТАРЯ

Секретарь Проекта имеет право:

3.1. Знакомиться с решениями Института/Проекта, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Получать от руководства Проекта, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Просить руководство Проекта оказать содействие в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь Проекта несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством.

4.2. За причинение материального ущерба Институту/Проекту - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

 

Подробное резюме на русском и английском языках необходимо отправить по электронной почте на адрес office@dpi.kg не позднее 15.00 ч. 17 февраля 2020 года с пометкой VAP-С.

Версия для печати: print

Мероприятия